Informacja o obowiązywaniu Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Pałacu Młodzieży w Warszawie

 

Informujemy, że na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.                     o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928) w Pałacu Młodzieży w Warszawie obowiązuje Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń praw i podejmowania działań następczych wprowadzona Zarządzeniem nr 1/2025 Dyrektora Pałacu Młodzieży w Warszawie          z dnia 20 stycznia 2025 roku.

W związku z Procedurą, mają Państwo prawo zgłoszenia naruszenia prawa polegającego na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa, we wszystkich dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy.

Zgłoszeń można dokonywać za pomocą następujących środków komunikacji:

1. W postaci elektronicznej na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
2. Na adres korespondencyjny Pałacu: Dyrektor Pałacu Młodzieży w Warszawie,                  z dopiskiem „Do rąk własnych”.
3. Osobiście – na wniosek złożony za pośrednictwem wymienionych powyżej kanałów. Spotkanie zorganizowane będzie w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

Informujemy, że Państwa dane osobowe przekazane w związku ze zgłoszeniem sygnalistycznym nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że ujawnienie takie następuje za wyraźną zgodą sygnalisty, bądź ich ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych podczas realizacji działań w zakresie zgłoszeń wewnętrznych osób zgłaszających naruszenia prawa

1. Administratorem danych osobowych jest Pałac Młodzieży w Warszawie (dalej: „ADMINISTRATOR”), z siedzibą: pl. Defilad 1, 00-901 w Warszawie. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na w/w adres, drogą e-mailową pod adresem: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub telefonicznie: 22 620 33 63.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem mailowym: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
3. Pani / Pana dane, w zależności od konkretnych przypadków:
4. pozyskane są bezpośrednio od Pana / Pani – jeżeli dokonują Państwo zgłoszenia naruszenia prawa;
5. zostały podane przez Sygnalistę lub osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia – jeżeli zostali Państwo wskazani w zgłoszeniu jako potencjalni sprawcy lub uczestnicy naruszenia,
6. zostały ustalone podczas postępowania przez Komisje ds. zgłoszeń wewnętrznych – jeżeli Państwa dane znajdowały się w dokumentach związanych z rozpatrywaniem sprawy
7. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań związanych
   z obsługą zgłoszeń wewnętrznych zawierających informacje o naruszeniu prawa
   oraz podejmowaniem działań następczych – ze względu na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
8. Pani / Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:
9. niezbędności danych do wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
10. niezbędności danych ze względów związanych z ważnym interesem publicznym
    (art. 9 ust. 2 lit. g RODO) – jeżeli do rozpatrzenia sprawy konieczne byłoby przetwarzanie szczególnych kategorii danych (tzw. dane wrażliwe);
11. niezbędności danych do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego (art. 8 ust. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów).
12. W związku z przetwarzaniem danych osobowych w celach, o których mowa w pkt 4, administrator będzie przekazywał Państwa dane osobowe szczególności do:
13. właściwych organów, na podstawie przepisów prawa – w przypadku podejmowania działań następczych, np.: Policja Prokuratura, Państwowa Inspekcja Pracy (z zastrzeżeniem obowiązku ochrony tożsamości sygnalisty);
14. podmiotu zapewniającego dostarczenie i obsługę poczty elektronicznej, na podstawie zawartej umowy powierzenia – Prezydent Miasta Stołecznego Warszawy
15. Pani / Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
16. Posiada Pani / Pan prawo do żądania od Administratora:
17. dostępu do danych osobowych Pani / Pana, z zastrzeżeniem, że w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych – umożliwiających ujawnienie tożsamości sygnalisty - prawo to nie znajduje zastosowania, chyba, że Sygnalista nie miał uzasadnionych podstaw sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia
    i że stanowi informację o naruszeniu prawa albo wyraził zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
18. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – dotyczy danych przetwarzanych ze względu na ważny interes publiczny.
19. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych, przysługuje Pani / Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
20. Pani / Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
21. Pani / Pana dane nie będą podlegały profilowaniu.

Środki ochrony danych sygnalistów:

Administrator podejmuje szczególne środki w celu ochrony tożsamości sygnalistów, w tym:

• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla upoważnionych osób,
• stosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających poufność zgłoszeń,
• zabezpieczenie dokumentacji związanej ze zgłoszeniem przed dostępem osób nieuprawnionych.

W przypadku konieczności ujawnienia danych sygnalisty (np. w toku postępowania wyjaśniającego), osoba ta zostanie o tym uprzednio poinformowana, o ile nie wpłynie to negatywnie na efektywność działań wyjaśniających.

Konsekwencje nadużycia procedury zgłaszania nieprawidłowości

Administrator zwraca uwagę, że:

• zgłoszenie fałszywych informacji lub nadużycie procedury zgłaszania nieprawidłowości może skutkować odpowiedzialnością cywilną lub karną zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• w przypadku podejrzenia złożenia zgłoszenia w złej wierze, administrator podejmie kroki prawne mające na celu ochronę praw i interesów osób dotkniętych takim działaniem.